In captis werden fertiggestellte Erfassungen und DropZone-Dateien nur temporär gespeichert. Nach maximal 90 Tagen vernichten sich die Dateien wie in einem Bond-Film spurlos. Um einen dauerhaften Speicherort zu schaffen, haben wir nun den Aktenschrank in captis integriert. In der Navigation gibt es einen neuen Menüpunkt, sofern dem User das Zugriffsrecht auf den Aktenschrank gewährt wurde. Der Aktenschrank steht als dauerhafter Speicher für Dateien zur Verfügung.

Verschieben Sie Dateien oder gesamte DropZone-Inhalte in den Aktenschrank und sorgen Sie so für eine dauerhafte Aufbewahrung der Dateien. Sie können den Aktenschrank mit Ordnern sowie Unterordnern organisieren und auf diese Strukturen Zugriffsberechtigungen einrichten. Wenn Sie eine komplette DropZone in den Aktenschrank verschieben, erbt der Ordner im Aktenschrank die Zugriffsberechtigungen aus der DropZone, sofern bei dem übergeordneten Zielordner keine strengere Zugriffsberechtigung hinterlegt wurde. Aber es gibt auch den Weg zurück vom Aktenschrank in eine DropZone: Wenn Sie eine Datei aus dem Aktenschrank wieder in einer DropZone nutzen wollen, um die Datei mit Dritten zu teilen, ist das Verschieben oder Kopieren von Dateien aus dem Aktenschrank in eine bestehende DropZone möglich.

Der Aktenschrank lässt sich aber auch unabhängig und eigenständig nutzen. Sie können Dateien in den Aktenschrank hoch- oder dort abgelegte Dateien herunterladen. Organisieren Sie z.B. Kundenakten oder Vorgangsordner im Aktenschrank und nutzen Sie die neue Funktion in captis wie ein Dokumenten-Management-System (DMS). Dabei ist die Speicherung der Dateien im Aktenschrank auch weiterhin vollständig verschlüsselt realisiert. Alle Dateien werden, um unbefugten Zugriff zu verhindern, ausschließlich verschlüsselt gespeichert. Die Folge ist, dass auch bei der Nutzung des Aktenschranks, z.B. beim Herunterladen einer Datei, das persönliche Passwort eingegeben werden muss. Auch das Suchen in den Inhalten der Dateien ist nur begrenzt möglich. Aber Sicherheit geht vor und sollte diesen kleinen Mehraufwand wert sein.

Im Vorrat der Widgets gibt es jetzt die Möglichkeit handschriftliche Notizen einzubinden. Auf einer 1/4 bis zu einer gesamten DIN-A4-Seite kann man über das Widget Notizen so den Ausfüllenden der Erfassung auffordern, eine handschriftliche Skizze zu erstellen. Auf diesem Weg können recht einfach z.B. Skizzen einer Bauabnahme o.ä erhoben werden.

Auch häufiger an uns herangetragen wurde der Wunsch, ein Bild vom Ausfüllenden einer Erfassung hochladen zu lassen, was dann an der eingebundenen Stelle angezeigt wird und nicht, wie beim Dateiupload-Widget, als Anlage des PDF angehängt wird. Und weil wir ja gern alles tun was möglich und sinnvoll ist, haben wir das mit dem Widget Inline Bild wunschgemäß umgesetzt. Einfach Platzhalter an die gewünschte Stelle der Vorlage ziehen und Höhe sowie Positionierung spezifizieren und schon kann auch z.B. das Porträt des Erfassenden im finalen Dokument zusammen mit dem eingegebenen Namen platziert werden.

Auch Bestätigungen von AGBs oder sonstigen Nutzungsbedingungen lassen sich jetzt über das Widget Lesebestätigung in eine Vorlage einbinden. Einfach den Text vor und nach dem Dokument festlegen, der Link zum Dokument ist dann der mittlere Teil, so dass sich ein Satz wie „Ich bestätige, dass ich die Nutzungsbedingungen gelesen habe und akzeptiere deren Inhalt.“ als Teil der Vorlage einbinden lässt. Dann noch die Eingabe der Unterschrift nur zulassen, wenn die Lesebestätigung aktiviert ist und noch mal darauf hinweisen, dass mit der Unterschrift die Vertragsinhalte und die Anlagen akzeptiert werden und schon ist der Vertragsabschluss fertig. Das abschließende Dokument enthält alle Angaben, die vom Ausfüllenden gemacht wurden und die dazugehörigen, bestätigten Anlagen.

Ganz häufig sind Informationen nicht nur für eine Person relevant oder von ihr zu erbringen, sondern es sind mehrere Personen bei der Informationserhebung beteiligt. Oft gibt es auch einen mehrstufigen Freigabe- / Sichtungsprozess. In captis gibt es dafür nun die Möglichkeit, eine Weitergabekette zu definieren und so mehrere Personen an einer Erfassung zu beteiligen.

In den Einstellungen lässt sich zu einer Vorlage die Weitergabekette grundsätzlich ein- oder ausschalten. An der Vorlage kann dann bereits eine Kette von Erfassern als Standardablauf hinterlegt werden. Teil der Kette können interne captis-Benutzer:innen oder auch externe Erfasser:innen sein.

Bei Externen ist eine Emailadresse oder eine Telefonnummer zu hinterlegen, an die die Aufforderung zur Aktion geschickt wird. Es lassen sich auch unbekannte Teilnehmer in der Kette spezifizieren, dann bezieht der Prozess die Information aus der Eingabe in der einzelnen Erfassung selbst und dynamisch. Dazu kann man in der Vorlage ein Emailfeld und eine Texteingabe als „Wird Ziel in Weitergabekette“ kennzeichnen. Die Aufforderung wird dann im Prozessablauf der Kette an die in diesem Feld enthalte Emailadresse oder Telefonnummer gesendet.

Bei einer Adhoc-Erfassung mit aktivierter und hinterlegter Weitergabekette wird diese so genutzt, und der erste Kontakt in der Kette nach dem Adhoc-Abschluss informiert, dass noch etwas zu tun ist.

Bei einer individuellen Erfassung kann man nach dem Erzeugen die Kette noch modifizieren, so dass man für diese einzelne Erfassung eine spezielle Kette nutzt. Wer was und wann getan hat, ist in der Übersicht der Erfassungen jederzeit einsehbar. An der Stelle kann auch noch für einen bereits laufenden Erfassungsprozess die Kette verändert werden!

Wichtig ist, dass die Vorlage so aufgebaut wird, dass jeder Teil der Kette weiß, was zu tun ist. Damit auf bestimmten Eingaben Änderungen unterbunden werden, lassen sich die recht neuen Funktionen (vorgestellt am 17.03.22 um 10:55 Uhr) zum Vorbelegen von Erfassungen und das Sperren beim Weiterreichen super nutzen.